Diez claves para que tu evento sea perfecto (y II)

 

Continuando con la serie de consejos para un evento perfecto, van los cinco siguientes:

6) Backchannel.
Si hay un detalle que ha cambiado el comportamiento de los asistentes a un evento, es el backchannel. Se trata de algo tan sencillo como colocar una pantalla lateral que muestra en tiempo real los comentarios del evento en Twitter bajo la etiqueta creada. Hay varias herramientas que te ayudan a crear el backchannel y el evento ganará: interacción entre asistentes, ponentes, organizadores y seguidores tuiteros; visibilidad on line y posicionamiento SEO; debates y preguntas en directo; análisis de la satisfacción de manera instantánea…

7) Streaming.
Contar con un servicio de videocasting es fundamental si se desea tener un gran impacto. Hoy en día el coste del streaming es bastante asequible sobre todo si se relaciona con la relevancia y visibilidad que aporta. Además, la posibilidad de colgar el evento en plataformas como YouTube es otro punto a tener en cuenta.

8) Pausas.
Planificar descansos de diez minutos cada dos horas es lo normal. Es el tiempo necesario para un café, un cigarrito, una llamada, o estirar las piernas… Además, si hay varios ponentes se debe dejar un breve margen entre ellos, para que se acomoden, prueben sus presentaciones, etc.

9) Networking.
Si tras el preceptivo turno de ruegos y preguntas se organiza un coffee break, aperitivo, catering o similar (basta con unas cañas y refrescos) se conseguirá conectar a los asistentes y generar un networking activo. Si el ponente se queda, el éxito está asegurado. Es importante que se celebre en el mismo lugar para no perder asistentes.

10) Post evento.
Tan importante como organizar un evento es el análisis de sus resultados a posteriori. Se necesita articular procedimientos para el seguimiento y medición de la satisfacción de asistentes y ponentes. En los puntos anteriores hemos visto varias herramientas (etiqueta de Twitter y backchannel) que nos ayudan a conocer la opinión de los participantes, pero hay tres fundamentales: encuestas, votaciones y debates. Si el evento cuenta con un grupo en LinkedIn es muy interesante abrir un debate sobre las conclusiones del acto: los asistentes suelen participar activamente para alargar el networking y conseguir visibilidad. Las encuestas tienen el inconveniente del escaso índice de respuesta: generalmente encontramos opiniones extremas, ya que solo contestan los insatisfechos y los súper satisfechos. Las votaciones suelen ser más dinámicas: en Iniciador Burgos seleccionamos varias frases del ponente y lanzamos la elección de la mejor. Hay más alternativas tan válidas como las anteriores, pero algo hay que hacer, porque si se puede medir, se puede mejorar.

No he entrado a valorar la convocatoria y su difusión, y seguro que además me he dejado algún punto clave que estaré encantado de añadir. ¿Qué echas en falta cuando asistes a eventos?

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Diez claves para que tu evento sea perfecto (I)

Cada vez asistimos a más actos: ponencias, charlas, presentaciones, jornadas, galas…y la organización de algunas es excelente, mientras que otras dejan mucho que desear. En base a mi experiencia como asistente y como organizador, comparto diez claves, cinco en esta primera parte, para que un evento sea perfecto.

1) El lugar.
Elegir el sitio que acoge un evento es como decidir la localización de un negocio: un alto porcentaje de éxito se consigue con una buena decisión. Lugar accesible a pie y en coche (parking cercano), capacidad suficiente para la previsión de asistencia (no hay nada más triste que ver 20 personas en un salón de actos para 250), asientos cómodos y con tomas de corriente para portátiles, smartphones y tablets, buena acústica y correcta iluminación, son las características que garantizan una buena elección.

2) Inscripción previa.
Aunque parezca una obviedad, todo evento debe tener un proceso de registro. De esta forma, los organizadores conocerán el número de asistentes y su perfil (clave para el posterior seguimiento y fidelización), así como la adecuación y la capacidad del lugar previsto. El proceso de inscripción debe de ser sencillo y rápido. Hay muchos servicios on-line, pero Ticketea destaca por ser completo, justo (si tu evento es gratis, los servicios de Ticketea también) y sencillo. Además permite la impresión de acreditaciones, o su uso como e-tickets a través de la app CheckPoint para dispositivos iOs.

3) Acreditaciones XXL.
Si el momento clave del evento es el networking, identificar a las personas será más sencillo con acreditaciones tamaño XXL. Junto al nombre y empresa, se puede añadir los perfiles en Twitter o LinkedIn para mantener el contacto post evento. La cartulina con un imperdible no sirve salvo como recurso de emergencia.

4) Zona lounge.
La zona de relax es imprescindible si el evento dura más de tres horas. Debe disponer de unos sofás o pufs cómodos (en Pufmanía los personalizan con el logo del evento o empresa), tomas de corriente eléctrica (a menudo se ocupa la zona lounge para cargar el smartphone y realizar alguna llamada), algo dulce (para cargar las otras baterías, las nuestras) y música chill out. Si además se dispone de una pantalla para seguir el evento, mejor.

5) Conexión wifi gratuita.
En el mundo de los smartphones y las tablets, asistir a un evento sin conectividad es uno de los fallos más comunes hoy en día. Ofrecer una conexión estable y con el ancho de banda suficiente es lo mínimo que se pide. La contraseña puede ser el propio nombre del evento para evitar confusiones y asegurarnos que al acabar el mismo se elimina el acceso a esa red.

Continuará…

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Iniciador

Según la RAE (Real Academia de la lengua Española) iniciador es un adjetivo con el siguiente significado: “que inicia”. Hasta la primavera de 2011 eso mismo entendía yo. Pero entonces, un grupo de emprendedores impulsados por Rodrigo Gómez de Arcadia Consulting y Rodrigo Sáiz de Regoluna nos juntamos (no sé todavía muy bien cómo) y decidimos trasladar a Burgos la experiencia de éxito de Iniciador, la comunidad de networking de emprendedores para emprendedores.

La fórmula es sencilla: tras una breve presentación de asistentes (apenas medio minuto por persona), el ponente (emprendedor) cuenta de manera informal (en una hora aproximadamente) su experiencia empresarial al público (emprendedores). Después se pasa al momento networking acompañado de unas cañas/refrescos/vinos. Se celebra el último jueves de cada mes a las 18:30. El lugar cambia en función del ponente y del interés del patrocinador o colaborador. La difusión se realiza casi exclusivamente mediante redes sociales (fundamentalmente Twitter) y mailing de los patrocinadores. El objetivo es fomentar la cultura del emprendimiento en Burgos mediante la experiencia de los ponentes y que del networking salgan contactos profesionales para colaboraciones o creación de start ups.

En Burgos se ha conseguido el firme apoyo de las principales organizaciones que trabajan no solo en la tarea de crear una empresa, sino en el fomento de la cultura del emprendimiento. Así, la Asociación de Jóvenes Empresarios, la Cámara de Comercio e Industria y el Ceei son los patrocinadores locales de Iniciador Burgos.

De esta forma nace Iniciador Burgos y se estrena el 26 de mayo con Ginés Clemente, Consejero Delegado del Grupo Aciturri Aeronaútica. Su charla, cercana y muy directa, encandiló a los más de cincuenta asistentes bajo el título de: “Incertidumbre consciente vs certidumbre inconsciente”.

Después participó Natalia Ortega Gil-Fournier de las empresas Bodegas y Viñedos O. Fournier y Assemblage culturas del vino que nos contó su experiencia “Emprender en tiempos de crisis” hablando de los inicios de la bodega en Argentina, la implantación en Chile y en España, tres zonas vitivinícolas en tres países con culturas diferentes, solo unidas por un idioma común y la pasión de su familia por el vino.

El tercer evento tuvo la particularidad de celebrarse en una de las sedes de la empresa del ponente, Juan José García, con la nota diferenciadora de que la sede es ¡un museo! El Museo del Libro Fadrique de Basilea acogió la ponencia de un emprendedor en el complejo mundo de la cultura especializada, la edición de facsímiles, a través de un recorrido por su vida profesional lleno de anécdotas y frases célebres.

A raíz de las numerosas frases y citas que Juan José García nos lanzó en el tercer Iniciador Burgos, se recogieron la veintiséis más relevantes y se ordenaron por su temática en un post, abriéndose una votación para elegir la mejor.

El último Iniciador Burgos del año 2011 contó con la presencia de Emilio Márquez, emprendedor, business angel y todo un referente en el mundo del networking activo y los negocios digitales. Nos engañó a todos con el título de su ponencia, o mejor dicho, de su no ponencia…Tras colgar la presentación “Cómo ser emprendedor y no morir en el intento”, cambió el rumbo de su intervención y creó un ambiente de participación que giró en torno a dos conceptos: 1) la creación de contactos en entornos 2.o y su camino hacia una relación de confianza mediante el contacto offline; y 2) la visibilidad del asistente a un networking.

En una reciente reunión gastronómica, los organizadores de Iniciador Burgos hemos planificado los eventos para los primeros meses de 2012. Para estar al día sobre la actividad de Iniciador Burgos sigue su cuenta en Twitter @Iniciador_BUR y permanece atento a la etiqueta #Iniciador_BUR, hazte fan de su página en Facebook, o entra en su grupo de Linkedin. También en la página http://iniciador.com/burgos/

Recuerda que Iniciador está en más de sesenta ciudades de España y también se ha expandido al exterior: Londres, San Francisco (Silicon Valley), Bogotá, Buenos Aires, Tokio… Si está en tu ciudad, anímate y asiste a un evento; si todavía no está, anímate igualmente…¡y crea el evento!

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