Diez claves para que tu evento sea perfecto (I)

Cada vez asistimos a más actos: ponencias, charlas, presentaciones, jornadas, galas…y la organización de algunas es excelente, mientras que otras dejan mucho que desear. En base a mi experiencia como asistente y como organizador, comparto diez claves, cinco en esta primera parte, para que un evento sea perfecto.

1) El lugar.
Elegir el sitio que acoge un evento es como decidir la localización de un negocio: un alto porcentaje de éxito se consigue con una buena decisión. Lugar accesible a pie y en coche (parking cercano), capacidad suficiente para la previsión de asistencia (no hay nada más triste que ver 20 personas en un salón de actos para 250), asientos cómodos y con tomas de corriente para portátiles, smartphones y tablets, buena acústica y correcta iluminación, son las características que garantizan una buena elección.

2) Inscripción previa.
Aunque parezca una obviedad, todo evento debe tener un proceso de registro. De esta forma, los organizadores conocerán el número de asistentes y su perfil (clave para el posterior seguimiento y fidelización), así como la adecuación y la capacidad del lugar previsto. El proceso de inscripción debe de ser sencillo y rápido. Hay muchos servicios on-line, pero Ticketea destaca por ser completo, justo (si tu evento es gratis, los servicios de Ticketea también) y sencillo. Además permite la impresión de acreditaciones, o su uso como e-tickets a través de la app CheckPoint para dispositivos iOs.

3) Acreditaciones XXL.
Si el momento clave del evento es el networking, identificar a las personas será más sencillo con acreditaciones tamaño XXL. Junto al nombre y empresa, se puede añadir los perfiles en Twitter o LinkedIn para mantener el contacto post evento. La cartulina con un imperdible no sirve salvo como recurso de emergencia.

4) Zona lounge.
La zona de relax es imprescindible si el evento dura más de tres horas. Debe disponer de unos sofás o pufs cómodos (en Pufmanía los personalizan con el logo del evento o empresa), tomas de corriente eléctrica (a menudo se ocupa la zona lounge para cargar el smartphone y realizar alguna llamada), algo dulce (para cargar las otras baterías, las nuestras) y música chill out. Si además se dispone de una pantalla para seguir el evento, mejor.

5) Conexión wifi gratuita.
En el mundo de los smartphones y las tablets, asistir a un evento sin conectividad es uno de los fallos más comunes hoy en día. Ofrecer una conexión estable y con el ancho de banda suficiente es lo mínimo que se pide. La contraseña puede ser el propio nombre del evento para evitar confusiones y asegurarnos que al acabar el mismo se elimina el acceso a esa red.

Continuará…

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